مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) همیشه آسان نیست. تا زمانی که BPM وجود داشته باشد، دریچه ای گردان از چالش ها، اعتراض ها، موضوعات و مشکلات وجود دارد، از شک و تردید نسبت به فناوری جدید تا عدم تمایل ریشه دار برای تفکر و رفتار متفاوت.

در این مقاله، ما 5 چالش برتر مدیریت فرآیند تجارت را در فضای کسب و کار امروز بررسی می کنیم.

1. فراتر از استقرار فناوری

سازمانها معمولاً BPM را به عنوان ابزاری یا مشاوری می آورند که برای توصیه فنآوری جدید (یا فروش خود فنآوری) آورده شده است.

در واقع، مشاور مدیریت فرآیند برای مشارکت معنادار در تجارت، باید درمورد تغییراتی که پیشنهاد می کند و اعمال می کند، کلی فکر کند.

با این حال، این رویکرد جامع می تواند با مقاومت مواجه شود، زیرا BPM نقش خود را پشت سر می گذارد. مشاوران BPM و شرکت هایی که به آنها پول پرداخت می کنند باید درک کنند که مدیریت فرآیند کسب و کار مربوط به فرآیند کسب و کار پایان به پایان است، نه فقط فناوری.

2. خرید ضعیف از رهبران اجرایی

BPM کمی سابقه قول ماه و تحویل ندادن را دارد. و گرچه واقعیتی در این مورد وجود دارد، اما آب و هوای فعلی متفاوت است:

• فشار بیشتری برای انجام بیشتر با کمتر وجود دارد
• فرصت بیشتری برای اتوماسیون و ریز خدمات (به عنوان مثال ابزار Zapier / IFTTT) برای هدایت بهره وری فرآیند وجود دارد.
• به صورت ترکیبی، این بدان معناست که نیاز بیشتری به BPM و احتمال موفقیت BPM بیشتر است زیرا ابزارهایی برای تحقق چشم انداز وجود دارد.
• اما مدیران معمولاً باید متقاعد شوند، زیرا در گذشته سوزانده شده اند (صرف نظر از اینكه این تقصیر BPM بوده یا تغییر در سازمان نبوده است).

3. خرید ضعیف از کاربران نهایی

مشاوران BPM و قهرمانان داخلی مشاور مدیریت فرآیند هر دو باید با هم کار کنند تا اطمینان حاصل کنند که قبل از اعمال تغییر، خرید از کاربران نهایی را ایمن می کنند.

و این خرید از ابتدا آغاز می شود. مدیران BPM باید:

• در هنگام جمع آوری نیازها و نقشه برداری از فرآیند، با کاربران نهایی ملاقات و همکاری کنید.
• توضیح دهید که تنگناها کجا هستند و چه فرصتی برای پیشرفت وجود دارد.
• نگرانی های مربوط به اینكه تغییر موقعیت ها را ترسیم می كند - به جای اینكه كارمندان جایگزین نشوند، اما این شانس را دارند كه كار خود را با موثرتر انجام دهند.

این فناوری را توضیح دهید - نحوه کارکرد آن، دلیل انتخاب آن. در صورت امکان، سعی کنید کاربران نهایی را آزمایش کرده و بازخورد ارائه دهند.

انتظارات را در مورد محصولات قابل تحویل و تولید تنظیم کنید. اطمینان حاصل کنید که کاربران نهایی و مدیران هر دو درک می کنند که بلافاصله پس از اجرای فرآیند جدید، بهره وری کاهش می یابد، زیرا افراد به آن عادت می کنند - و این اشکالی ندارد.

تنها با اطمینان از خرید، مشاوران و قهرمانان مشاور مدیریت فرآیند می توانند موفقیت پروژه های خود را ببینند.

4. چابک بودن (کافی)

چالش های تجاری به سرعت تغییر می کنند. اگرچه ممکن است برای حل یک مشکل BPM آورده شود، اما مهم است که پروژه ها بتوانند برای حل مسئله دیگری محوری باشند.

به عنوان مثال، یک کسب و کار ممکن است سعی کند از BPM برای کاهش هزینه ها استفاده کند، فقط در می یابد که در نیمه راه نیاز به تمرکز بیشتر در تجارت و افزایش درآمد دارد. صاحبان پروژه های BPM باید آماده باشند و اهداف خود را تغییر دهند تا به طور مداوم با اهداف تغییر یافته کسب و کار همسو شوند. در غیر این صورت، آنها خطر از دست دادن خرید اجرایی و در نهایت، بودجه یا قرارداد خود را دارند.

5. تنظیم KPI اصلی

هیچ چیز بدتر از این نیست که یک پروژه BPM معیار موفقیت / شکست مشخصی نداشته باشد. غالباً، مدیران پروژه BPM از اختصاص KPI شرکت طفره می روند، زیرا این امر باعث می شود که هنگام شکست پروژه BPM مشخص شود.

اما همچنین موفقیت آن را روشن می کند. با تعیین یک KPI مشخص (معمولاً یک هدف اصلی کسب و کار)، فرآیندهای BPM می توانند ارزش خود را به روشنی بیان کنند به گونه ای که مشاغل درک کنند.

دارندگان BPM باید بتوانند بگویند:

"پروژه BPM من [معیار اصلی کسب و کار] را با درصد XX بهبود بخشیده و ارزش دلار اضافی را برای تجارت ارائه می دهد در حالی که فقط هزینه آن را هزینه می کند."

اگر این نوع پارامتر مشخص موفقیت / شکست تعیین شده باشد، توجیه فرایندهای بهینه سازی بیشتر بسیار آسان تر می شود.